Projectaanvraag en
projectverloop

van concept

tot declaratie

Projectidee

Als u een aanvraag wilt indienen, kunt u als eerste stap het formulier projectidee onder Downloads gebruiken, om uw idee op papier te zetten. Op basis van dit concept kunt u alvast nadenken over de belangrijkste aspecten van een project. Dat is ook een goede voorbereiding voor een eerste gesprek over uw idee met de medewerkers van het regionale programmamanagement in uw (Eu)regio. U kunt ook alvast een eerste inschatting van de kosten en de financiering van het project worden maken.


Projectfinanciering

De financiering van een project, dat in het kader van het INTERREG-programma Deutschland-Nederland wordt uitgevoerd, bestaat normaal gesproken uit drie onderdelen:

  • Een eigen bijdrage van de projectpartners: een deel van de projectkosten moet door de partners zelf worden ingebracht.
  • Een EU-bijdrage uit het Europees Fonds voor regionale Ontwikkeling (EFRO): Hiermee kan in principe maximaal 50 procent van de projectkosten worden gefinancierd.
  • Subsidie van nationale co-financiers: ministeries en provincies stellen eveneens subsidies voor INTERREG-projecten ter beschikking. Hiermee kan een deel van de projectkosten worden gefinancierd.

Projectaanvraag

Projectaanvragen moeten via het online-systeem InterDB worden ingediend. De projectleider (lead partner) stelt samen met alle partners de projectaanvraag op en dient de aanvraag vervolgens via het monitoringsysteem in. De toegangsgegevens ontvangt u via het programmamanagement.


Toetsing en goedkeuring

Het verantwoordelijke regionale programmamanagement toetst op basis van de criteria van het INTERREG-programma of uw aanvraag in aanmerking komt voor subsidie. Daarna wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan de INTERREG-stuurgroep (in de regio, waar de lead partner gevestigd is). Voor projecten in prioriteit 1 vindt voorafgaand aan de stuurgroep een inhoudelijke en programmabrede bespreking in het Innovatie-Overleg (IO) plaats. Dit gremium spreekt aanbevelingen voor de stuurgroep uit.

Vóór de goedkeuring van een project moeten alle betrokken INTERREG-partners (ministeries, provincies, euregio’s) – met name als zij mogelijk cofinanciering beschikbaar willen stellen –  zich een beeld vormen van uw projectvoorstel. Het is daarom mogelijk dat u als lead partner verzocht wordt om aanvullende informatie beschikbaar te stellen of uw projectvoorstel in een persoonlijk gesprek te presenteren. Het regionale programmamanagement adviseert en begeleidt u hierbij.

De INTERREG-stuurgroepen en het Innovatie-Overleg komen meerdere keren per jaar bij elkaar (data en deadlines zie hier). De duur van het goedkeuringsproces van het eerste contact tot aan de beslissing in de stuurgroep is individueel verschillend. Rekent u in elk geval met een periode van 6 maanden tot één jaar.


Beschikking

Als uw project door de stuurgroep wordt goedgekeurd, ontvangt de beschikkende instantie bij de Bezirksregierung Münster de aanvraagdocumenten en stelt op basis daarvan een projectbeschikking op. Zodra de beschikking is opgesteld, kunnen de partners officieel met het project beginnen.

Als aanvrager moet u er rekening mee houden dat de procedure van de aanvraag tot aan de beschikking normaal gesproken meerdere maanden duurt.


Projectuitvoering en declaraties

De subsidie van uw project bestaat uit EU-middelen maar ook uit nationale en vaak ook regionale middelen, die door verschillende instanties ter beschikking worden gesteld. Om de uitvoering van projecten te vergemakkelijken, ontvangt u als lead partner alle subsidiemiddelen direct van één instantie, de Certificeringsautoriteit. De middelen worden pas uitbetaald nadat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt (kostenvergoedingsprincipe). Dat betekent dat u de kosten in de vorm van een declaratie met de bijbehorende bewijsstukken moet aantonen. Na een controle worden de subsidiemiddelen dan door de Certificeringsautoriteit uitbetaald.

De lead partner is verantwoordelijk voor de verdere verdeling van de subsidiemiddelen aan de andere projectpartners en voor het vervullen van alle plichten die in de beschikking zijn vermeld. De lead partner sluit hiertoe met de andere projectpartners een samenwerkingsovereenkomst.

Tijdens de projectlooptijd en aan het einde van het project moet regelmatig worden gerapporteerd over de voortgang en de doelbereiking van uw activiteiten en de inzet van de subsidiemiddelen.