Interreg 4 A Deutschland-Nederland

Afhankelijk van hoever uw projectidee gevorderd is, kunt u verschillende stappen ondernemen. De eerste stap is echter altijd contact op te nemen met het programmamanagement in uw regio. Hier kunt u vinden met welk regionaal programmamanagement u contact kunt opnemen. Het programmamanagement wijst u afhankelijk van het thema/onderwerp van het project een projectcoördinator toe, die u kan begeleiden en adviseren.  

Voor een project heeft u projectpartners aan beide zijden van de grens en cofinanciering nodig. Met de projectpartners dient u een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten. Een concept en toelichting bij deze samenwerkingsovereenkomst vindt u onder downloads. Ook heeft u toegang nodig tot het monitoringsysteem InterDB-SQL: een online systeem voor de indiening en het beheer van projecten. Uw projectcoördinator bij het regionale programmanagement kan u toegang geven tot het monitoringsysteem. U vult de gevraagde gegevens in het monitoringsysteem volledig in, print en ondertekent het formulier. Uw aanvraag is officieel ingediend wanneer deze ontvangen is door uw projectcoördinator. Vaak is er vooraf aan de indiening veelvuldig overleg tussen u en uw projectcoördinator. Uw projectcoördinator kan u hierover meer informatie verschaffen.  

Er zijn geen deadlines voor het indienen van projectaanvragen: dit kan het hele jaar door op ieder gewenst moment. Wel is het zo dat naarmate het programma vordert er meer middelen worden gereserveerd. Met name prioriteit drie ‘maatschappij en integratie’ heeft momenteel nog maar weinig vrije middelen beschikbaar. Het is daarom wel zaak om niet te lang te wachten met het indienen van uw projectaanvraag.  

Uw aanvraag wordt gecontroleerd op volledige en consistente invulling van de gevraagde gegevens: is de aanvraag compleet, zijn de bijlagen toegevoegd en handtekeningen gezet. Is dit het geval dan wordt uw aanvraag door het programmamanagement ‘toegelaten’. Het regionaal programmamanagement toetst vervolgens of de aanvraag voldoet aan de criteria die worden gesteld in het Operationeel Programma, de Subsidiegrondslagen, de Algemene aanvullende voorwaarden en de EU verordeningen. Op basis van de toetsing geeft het regionaal programmamanagement een aanbeveling aan de stuurgroep. De programmapartners beslissen in de stuurgroepen, of voor majeure projecten in het Comité van Toezicht, over de aanvraag. De goed- of afkeuring is onder meer afhankelijk van de nog resterende beschikbare middelen in de betreffende prioriteit en de overeenstemming met het beleid van de programmapartners.  

Het belangrijkste kenmerk waar uw project aan moet voldoen is het grensoverschrijdende karakter. Dit moet tot uiting komen in de gedeelde kosten, inzet van personeel of andere middelen, maar ook de effecten van het project die aan beide zijden van de grens voelbaar moeten zijn. Dit betekent dat van beide zijden van de grens tenminste één projectpartner aan het project moet deelnemen. 
Verder moeten de subsidiabele kosten tenminste € 100.000,- bedragen (zie ook de vragen over de financiering) en moet de begroting gedekt zijn.
Daarnaast is het van belang dat uw project duurzaam is en gelijke kansen biedt voor mannen en vrouwen. Ook moet het project stroken met nationaal, regionaal en lokaal beleid en de verschillende EU Verordeningen. 
Voor de exacte projectcriteria kunt u de documenten ‘Subsidiegrondslagen’, ‘Algemene aanvullende bepalingen’ en het Operationeel Programma raadplegen. Deze zijn te vinden onder downloads.  

Uw projectcoördinator houdt u op de hoogte van de vorderingen van uw projectaanvraag in het besluitvormingsproces. 
De gemiddelde doorlooptijd na de officiële indiening van een projectaanvraag bedraagt ongeveer 6-8 maanden. Vaak volgen er nog aanpassingen of aanvullingen om de projectaanvraag compleet te maken. 
Voor majeure projecten geldt de manager majeure projecten als aanspreekpunt, die u op de hoogte houdt van het besluitvormingsproces rond uw projectaanvraag. Doorgaans is de doorlooptijd van majeure projecten langer.  

Uw projectaanvraag moet verschillende stadia doorlopen. In de regionale stuurgroep beslissen de programmapartners over de aanvraag. De stuurgroepen komen driemaal per jaar bijeen. De beslissing van de stuurgroep wordt u schriftelijk meegedeeld. Indien aan alle voorwaarden is voldaan, ontvangt u van de Beschikkende Instantie de beschikking (Bewilligung). 
Hetzelfde geldt voor majeure projecten, waarbij niet de stuurgroep over de projectaanvraag beslist, maar het Comité van Toezicht. Ook het Comité van Toezicht komt driemaal per jaar bijeen. 
Bij afkeuring van het project stopt de aanvraagprocedure.  

Formeel kunt u na de officiële indiening en ontvangst van het aanvraagformulier bij het regionaal programmamanagement starten. Dit geschiedt echter op eigen risico. Wanneer uw projectaanvraag wordt afgekeurd, zijn de reeds gemaakte kosten voor eigen rekening. U kunt eventueel voor advies uw projectcoördinator raadplegen. 
In geen geval kunt u eerder starten dan de officiële indieningsdatum van de projectaanvraag. Kosten gemaakt vóór deze datum zijn niet subsidiabel en kunnen niet gedeclareerd worden.  

Nationale cofinanciers zijn gebonden aan jaarbudgetten en moeten deze van te voren opgeven. Zij baseren zich mede op deze verdeling van middelen over de jaren in de projectaanvragen. Wordt een gedeelte van de toegezegde middelen in het betreffende jaar niet aangevraagd, dan dreigt verval van deze overgebleven middelen. Daarom moet u bij de inschatting van de jaarbudgetten uitgaan van een inschatting van de middelen die u plant op te vragen per jaar. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat het opvragen van middelen ca. 1,5 maand in beslag neemt. Uitbetalingsaanvragen ingediend na 15 november worden niet meer met het lopende jaar en bijbehorend jaarbudget meegeteld (zie ook de vraag ‘ik wil een uitbetalingsaanvraag voor mijn project indienen. Wat moet ik doen?’).
Wanneer het jaarbudget, zoals in de projectaanvraag is opgegeven, niet gehaald wordt,  vervallen deze overgebleven middelen. Om de middelen voor het project te behouden kunt u een wijzigingsaanvraag indienen, maar er kan niet gegarandeerd worden dat deze vervallen middelen nog voor het project beschikbaar gesteld worden. Probeert u daarom al in de projectaanvraag de op te vragen middelen per jaar zo exact mogelijk te schatten.  

Indien u vragen heeft over de installatie of het gebruik van het monitoringsysteem InterDB-SQL kunt u het handboek voor lead partners raadplegen. Deze kunt u vinden onder downloads op deze website. In het monitoringsysteem zelf zijn er bij ieder scherm infokaders (bovenaan), waarin u gedetailleerde aanwijzingen kunt vinden over de noodzakelijke opgaven.
Met de installatie van het monitoringsysteem kunt u mogelijkerwijs problemen ondervinden wanneer de internetbeveiliging van uw organisatie erg strikt is. Hoe u deze problemen kunt oplossen, staat in het handboek. Neemt u ook contact op met de interne IT afdeling van uw organisatie. 
Wanneer het probleem ook na raadpleging van het handbloek blijft bestaan, neemt u contact op met uw projectcoördinator bij het verantwoordelijke regionale programmamanagement. Indien ook uw projectcoördinator geen oplossing kan bieden, wordt uw vraag doorgegeven aan de ontwikkelaar van het monitoringsysteem, die dan het probleem zo snel mogelijk zal oplossen.
Om toegang te krijgen tot het monitoringsysteem neemt u contact op met uw projectcoördinator. U krijgt twee e-mails met daarin de toegangscodes (userkey, gebruikersnaam en wachtwoord) en de link voor de installatie. Het wordt dringend aangeraden tijdens de voorbereiding van uw projectaanvraag regelmatig overleg te plegen met uw projectcoördinator.  

Een Lead partner is de ‘aanvrager’, die de eindverantwoordelijkheid heeft voor het project. De Lead partner heeft het contact met het programmamanagement en dient de officiële documenten in. 
De projectpartners zijn de andere deelnemers aan het project. Zij dragen hun steentje bij en moeten van beide zijden van de grens komen. De ondersteuning kan op verschillende manieren gebeuren (financiële middelen, personele inzet, kennis, etc.). De verschillende taken worden van tevoren met elkaar besproken. Ook moet er een samenwerkingsovereenkomst tussen de partners gesloten worden.  

Wanneer u geen Lead partner wilt zijn / project wilt indienen, kunt u mogelijkerwijs wel meedoen aan een project als projectpartner. Projectpartners dragen een deel van het project. Met de Lead partner wordt afgesproken en vastgelegd in een overeenkomst welke taken de projectpartners hebben. Projectpartners kunnen personeel, kennis, materiaal of financiële middelen inzetten. 

Projectpartners worden gezocht voordat een project officieel wordt ingediend en van start gaat, omdat bij de goedkeuring duidelijk moet zijn welke projectpartners meedoen. Het is daarom van belang tijdig in contact te komen met de Lead partner, die de projectpartners bij elkaar zoekt. U kunt contact opnemen met het programmamanagement bij u in de regio voor de mogelijkheden binnen uw interessegebied.  

Het zoeken van projectpartners is de verantwoordelijkheid van de Lead partner. Het regionaal programmamanagement kan enkel ondersteuning bieden. Uw project moet tenminste één projectpartner hebben van de andere kant van de grens. Middelen en personeel moeten van beide zijden van de grens ter beschikking worden gesteld. Zonder te voldoen aan deze voorwaarden kan een project niet goedgekeurd worden. 

Een goed startpunt voor het vinden van geschikte projectpartners is te kijken naar contacten / netwerken binnen uw eigen organisatie. Brancheorganisaties of beroepsverenigingen, onderzoeksinstellingen kunnen aanknopingspunten bieden. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat aan de andere kant van de grens een andere organisatiestructuur heerst in uw branche, zodat er niet altijd partners van gelijke grootte of gelijke rechtspositie gevonden kunnen worden. 

Vergeet niet dat de ondertekende samenwerkingsovereenkomst een voorwaarde is voor de goedkeuring van de projectaanvraag.  

Het programmagebied van het INTERREG IV A programma Deutschland-Nederland bestaat uit gebieden direct aan de grens (100% gebieden; bv Kreis Kleve of regio Zuidoost-Drenthe) en gebieden die grenzen aan de grensgebieden (20% gebieden; bv Stadt Münster of regio Zuidwest-Gelderland). In het programma is opgenomen dat 20% van de middelen besteed mogen worden in de aangrenzende gebieden. Deze 20% gebieden-regeling is alleen van toepassing als gemiddelde op het programma en geldt niet voor individuele projecten.
In uw projectaanvraag kunt u dus projectpartners uit de 20% gebieden opnemen, maar u dient dan wel duidelijk in de projectaanvraag aan te geven dat de projectactiviteiten ook op de grensgebieden effect hebben en dat er geen geschikte projectpartners in het grensgebied zelf zijn. Bij de toetsing van uw projectaanvraag wordt naar deze motivatie gekeken. Dit is van invloed op de beoordeling. Uw projectcoördinator kan u hierover verder informeren.  

Het sluitend krijgen van de projectbegroting valt onder de verantwoordelijkheid van de Lead partner. De financiering door de EU bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten. Dit percentage is afhankelijk van de aard van het project. Van het resterende gedeelte dienen u en uw projectpartners minimaal 20% bij elkaar te brengen. Het is noodzakelijk dat de financiële kosten grensoverschrijdend gedeeld worden. Daarnaast kunt u voor de financiering contact opnemen met nationale, regionale en lokale overheden en andere partijen aan beide zijden van de grens, zoals provincies, het ministerie van Economische Zaken en het Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie van Nordrhein-Westfalen. Zonder een sluitende en degelijke begroting wordt het project niet goedgekeurd. Uw projectcoördinator bij het regionaal programmamanagement kan mogelijk ondersteuning bieden bij het aanvragen van cofinanciering.  

Eén van de voorwaarden voor de indiening van een projectaanvraag is dat de minimale subsidiabele kosten van het project € 100.000,- bedragen. Door middel van een zogenaamd kaderproject dat binnen iedere prioriteit is opgezet kunt u voor kleinere projecten toch aanspraak maken op subsidie binnen het INTERREG programma Deutschland-Nederland. Een voorbeeld van een dergelijk kaderproject is het People-II-People project in prioriteit 3. De projecten binnen het People-II-People project stimuleren de samenwerking tussen Duitse en Nederlandse burgers. Voor deze projecten kan maximaal 50% EU cofinanciering aangevraagd worden, met een maximale hoogte van € 25.000,-.  

Een majeur project heeft vergeleken met een gewoon project een grotere reikwijdte en een nationaal belang en beslaat doorgaans een groot deel van of het gehele programmagebied. De looptijd en financiële omvang zijn vaak ook groter. Partners zouden uit het hele programmagebied afkomstig moeten zijn. De nationale betrokkenheid en die van het bedrijfsleven moeten groot zijn. In het programmabudget is circa 35% van de middelen gereserveerd voor majeure projecten. Het grootste deel hiervan zal worden besteedt aan projecten ter verhoging van de economische ontwikkeling en innovatie.  

Als u denkt dat het gehele programmagebied baat heeft bij uw project (en er langs de gehele grensregio behoefte / draagvlak voor zou kunnen zijn), kunt u contact opnemen met de manager majeure projecten om uw projectidee nader te bespreken. Van belang is dat er grotere spelers van beide zijden van de grens betrokken zijn en dat het project aansluit bij nationaal beleid. Idealiter zou een majeur project een hiaat / obstakel moeten aanpakken of kansen moeten aanspreken, met een merkbaar effect langs de gehele grens.  

Tijdens de looptijd van het project zou de Lead partner minstens éénmaal in de 6 maanden een uitbetalingsaanvraag voor het project moeten indienen. Het is belangrijk hierbij in het oog te houden dat de projectpartners zelf de kosten moeten voorfinancieren en deze pas kunnen declareren als de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn. 
Het indienen van een uitbetalingsaanvraag gaat via het monitoringsysteem InterDB-SQL. Alle projecten van het programma zijn in dit systeem opgenomen. Wanneer u nog geen toegang heeft tot het monitoringsysteem neemt u contact op met uw projectcoördinator.
U volgt eenvoudig de stappen in het monitoringsysteem en voert de afzonderlijke rekeningen in (zie ook het handboek voor lead partners ‘uitbetalingsaanvragen’ onder downloads). Wanneer alle kosten, die bij deze uitbetalingsaanvraag horen, zijn ingevoerd, kunt u de betreffende uitbetalingsaanvraag printen en ondertekenen. Voegt u de bewijzen toe en laat de uitbetalingsaanvraag door de bevoegde controle instantie controleren. Na een succesvolle controle stuurt u per post de gehele uitbetalingsaanvraag aan uw projectcoördinator. Gelijktijdig dient u deze stappen in het monitoringsysteem te activeren.
Van belang is dat u rekening houdt met een verwerkingstijd van ca. 1,5 maand van een correct ingevulde uitbetalingsaanvraag. Dit betekent dat als u een uitbetalingsaanvraag wilt laten meetellen voor jaarbudget van het huidige jaar u tot 15 november uitbetalingsaanvragen kunt indienen. Als u wacht tot na deze datum is het mogelijk dat de uitbetalingsaanvraag in het nieuwe jaar wordt uitbetaald en ook voor het nieuwe jaar meetelt in het jaarbudget. Zie ook de vraag ‘Waarvoor dient het veld ‘verdeling kosten over de jaren’ in de projectaanvraag?’ bij het aanvraagtraject.  

Nee, per project is slechts één ‘bevoegde controle-instantie’ toegestaan. De accountant met deze functie controleert dus ook de declaraties van de andere partners. Per project wordt er ook een gezamenlijke uitbetalingsaanvraag ingediend en niet per partner afzonderlijk.  

Tweemaal per jaar dient de lead partner een tussentijdse rapportage in te dienen over de uitgevoerde activiteiten en de financiële stand van zaken van zijn project. De verslagperioden zijn:

• 1 januari - 30 juni
• 1 juli - 31 december

De tussentijdse rapportage wordt via het monitoringsysteem InterDB-SQL aangemaakt en kan via dit systeem ook worden uitgeprint. De lead partner ondertekent het formulier en stuurt de schriftelijke en de digitale versie ervan uiterlijk binnen 12 weken na de betreffende verslagperiode (22 september en 25 maart) op aan de verantwoordelijke projectcoördinator.  
In de tussentijdse rapportage worden de resultaten die zijn bereikt op de indicatoren, vergeleken met de in de projectaanvraag opgegeven streefwaarden. Het monitoringsysteem cumuleert automatisch de financiële gegevens en vergelijkt deze met de projectaanvraag.  

U bent verplicht de communicatieleidraad na te leven, waarin bepalingen zijn opgenomen voor de presentatie van uw project aan het publiek. Deze communicatieleidraad maakt een onderdeel uit van de beschikking. Voor een uitgebreide beschrijving van de verplichte PR activiteiten kunt u dit document downloaden. 
Bij publicaties moet steeds duidelijk de subsidieverlening en het programmalogo vermeldt worden en afhankelijk van de aard van de publicatie ook de logo’s van de andere subsidieverstrekkers. Tevens moet er op de projectwebsite (indien van toepassing) een link naar de programmawebsite deutschland-nederland.eu geplaatst worden en moeten er minimaal twee persberichten gepubliceerd worden (één bij de start en één bij de afsluiting van het project). De link en de persberichten zijn bij de projectaanvraag aangemerkt als verplichte indicatoren.  

Op deze website kunt u onder logodatabank de logo’s van het programma, de EU en alle programmapartners downloaden in jpg en eps formaat en in zwart/wit of kleurenversie. Voordat u kunt inloggen op de logodatabank moet u zich eerst aanmelden. Vervolgens krijgt u een bevestiging per e-mail en is de logodatabank voor u toegankelijk.  

Voor publiciteitsbijeenkomsten kunt u voor een korte tijd een vlag (EU, NL, DE) bij uw betreffende regionale programmamanagement reserveren en lenen. U dient deze wel zelf af te halen en weer terug te brengen. Voor overig PR materiaal, zoals brochures of rapportages, dient u zelf offertes aan te vragen, wanneer dit is opgenomen in de aanvraag en hiervoor middelen zijn gereserveerd in het budget.  

Op deze website kunt u in de projectdatabank informatie vinden over de verschillende goedgekeurde projecten in het programmagebied. Voor meer informatie over een bepaald project kunt u contact opnemen met de betreffende contactpersoon die hierbij vermeld staat. Bij de projecten is altijd een gedeelte informatie en publiciteit ingebouwd, zodat u gemakkelijk aan meer informatie kunt komen.  

Op deze website vindt u de algemene informatie over het programma. Indien u specefiekere informatie wenst, kunt u altijd contact opnemen met het verantwoordelijke programmamanagement. Voor overige vragen kunt het contactformulier gebruiken.  

Op de websites van de regionale programmamanagements zijn opsommingen te vinden van uitgebrachte publicaties. De INTERREG IIIA brochure ‘Grensregio’s bouwen aan Europa’, de flyer ‘Bouw aan Europa met het subsidieprogramma INTERREG IV A Deutschland-Nederland’ en de brochure 'De weg naar een succesvolle INTERREG aanvraag' kunnen via publicaties besteld worden. Viermaal per jaar wordt er een digitaal magazine over het programma gepubliceerd. U kunt zich hier aanmelden voor dit magazine. Voor algemene vragen kunt u met behulp van het contactformulier contact opnemen met het Gemeenschappelijk Secretariaat.
Voor algemene informatie over de regionaal en cohesiebeleid van de Europese Unie kunt u de website van het Directoraat-generaal Regionaal Beleid raadplegen.